新しい電子帳簿保全法が令和６年１月１日から施行されました。
電子取引データの扱いについて、新たに緩和措置が導入され、中小企業をはじめとした小規模事業者、零細事業者、個人事業者については、一定の条件のもとに経理書類の紙保存とデータ保存が併用可能な制度になっています、
ここでは、まちの小売店などの小規模事業者が電子帳簿保全法に対する適切な対応方法などについて掘り下げてみます。
電子帳簿保存法の全体については、次のリンクをご覧ください。
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目次
1 電子取引データ保存の原則ルール
■電子取引データとは、
電子取引データとは次のようなものを指します。
・メールで送られてくる領収書、･見積書、請求書など
・ＥＣサイトでの買い物の利用明細書
・カード、交通系ＩＣカードの利用明細
などの電子データで取引したものが相当します。
電子帳簿保存法ではこれらの電子取引データはすべて電子データで保存することを義務付けています。
その一方で、
領収書や請求書などを紙でやり取りしている場合は、紙での保存を認めています。
■電子取引データの保存方法
電子データを保存する場合のルールとして
①改ざん防止のための措置を取っていること。
（データの訂正や削除を行った場合にその履歴が残る仕掛け）
②ディスプレイやプリンタ等を備え付けておくこと
③電子データの検索機能を確保すること
（データを取引年月日、取引額、取引先などで検索できる方法）
と定められています。
②のディスプレイやプリンタ等については、パソコンがある事業所には、ほぼ備わっていて問題はないと思われますが、①改ざん防止措置と③検索機能の確保については、まちの小売店などの零細事業者にとってはこれらを導入するには人材、資金面などでかなりハードルの高いものなります。
そこで、国ではこの２つのルールについて、まちの小売店などの小規模事業者でも電子取引データの保存をやりやすくするための緩和措置を設定しています。
2 電子取引データ保存の緩和措置
多くの小規模事業者や個人事業主が電子取引データ保存をやりやすくするために２つの条件を設けて、電子取引データの改ざん防止措置と検索機能の確保を不要とする次の緩和措置を設けています。
＜条件＞
①相当の理由がある場合
人手不足や資金不足によりシステム整備が間に合わない、などの理由により、電子データ保存が困難であると税務署が認めた場合は、
◆改ざん防止のための措置
◆検索機能を確保
は不要としています。
②基準期間の売上高が5000万円以下の事業者
過去２年間の売上高が5000万円以下の事業者は、
◆検索機能の確保は不要
この２つの緩和措置により、まちの小売店をはじめとして、殆どの零細事業者や個人事業主は、取引に関する電子取引データの改ざん防止措置とデータ検索機能を備えることが不要になりなります。
3 データのダウンロードが必要
税務調査の際にデータで保存していた電子取引データの提示を求められた時には、ダウンロードして税務署職員に渡せるようにしなければなりません。
また、求められれば電子取引データを書面で渡す必要もある場合がありますが、売上高5000万円以下の事業者の方は書面出力の必要はありません。
4 まとめ
幾度か改正されてきた電子帳簿保存法ですが、令和６年１月１日から新しい緩和措置を取り入れた形で再スタートしました。
そもそも電子帳簿保存法は、
①電子帳簿等保存
②スキャナ保存
③電子取引データ保存
の３つの制度から成り立っていますが、この３つのうち、個人事業主を含めすべての事業者が対応しなければならないのが「電子取引データ保存」です。
しかし、まちの小売店など零細な事業者が今すぐ電子取引データ保存に完全対応するには、デジタル対応スキル、資金面などで相当な無理があります。
とはいっても、まちの小売店など零細な事業者も最低限のルールとして、
メールに添付された領収書やＥＣサイトの利用明細書など電子データによりやり取りしたものは、電子データで保存をしなければなりません。
さらに、税務調査の際に、これらの電子取引データの提示を求められればダウンロードし、税務署員に渡さなければなりません。
つまり、紙での保存もＯＫとはいうものの、電子取引データの保存、ダウンロード、書面の出力などのためのパソコン、プリンターなどの整備、必要最小限のスキルなどが求められます。
令和６年１月1日からの新しい電子帳簿保存法は猶予措置となっており、その期間の定めがありませんが、いつ本則規定に変わるかもわかりません。
今後、まちの小売店などの小規模事業者にとっても、電子帳簿保存法の原則ルールに完全対応できるよう
デジタル対応のためのハード、ソフト面の整備、スキルのアップなどに備えることは、日常業務の効率化にも寄与できることでしょう。
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