【改正電子帳簿保存法】への対応は？｜運用のポイント

令和3年度税制改正で、電子帳簿保存法の改正が行われ、事前申請の廃止やタイムスタンプ要件の見直し等の要件緩和の実施だけでなく、2022年1月1日以後、電子取引は電子による保存が義務化されることになりました。

この電子帳簿保存法の改正の目的は今日の「経済社会のデジタル化に対応するため」にあることはいうまでもありません。
これらは、事業規模に係わらず企業・個人事業主、フリーランスの方が対象となっており、このことによる影響は予想より大きく、小規模事業者など一部で影響が出始めています。

ここでは、

・電子帳簿保存法とは
・電子帳簿保存法今回の改正内容
・電子データ保存の義務化について

を解説し、その運用のポイントはどこにあるかなどを探ってみました。

1 電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税に関する帳簿や書類（国税関連帳簿書類）を電磁的記録（電子データ）等により、保存する時の方法について定めた法律のことです。

電子帳簿保存法で対象となる国税関係の帳簿や書類には、以下のようなものがあります。

　・総勘定元帳
　・売上台帳
　・貸借対照表
　・損益計算書
　・見積書
　・請求書　

などがあり、これらの他に経理業務に必要な多くの帳簿や書類が対象になります。

2 今回の改正内容

改正された電子帳簿保存法は2022年１月１日から適用されていますが、今回の改正された対象は (1)承認制度の廃止 (2)タイムスタンプ要件の緩和　(3)検索要件の緩和 (4)電子取引データの電子データ保存の義務化で、３項目の緩和と１項目の義務化になります。　

そのポイントは以下のとおりです。

(1)承認制度の廃止

これまで、国税関係の帳簿を電子データで保存する場合に、事前に管轄の税務署長の承認を得る必要がありましたが、今回の改正により、
　・３か月前の税務署への事前申請を廃止
　・会計システム、スキャナーなどで電子保存していれば事前申請は不要

(2)タイムスタンプ要件の緩和

これまで、スキャナーで書類を電子化する際には必ずタイムスタンプが必要でしたが、今回の改正により『データを訂正または削除した際に履歴（ログ）が残る』システムを利用している場合には、タイムスタンプが不要となりました。
また、システムの整備が間に合わず、タイムスタンプが必要な場合は、付与期間が３日から最長２ヶ月以内に延長されています。

タイムスタンプとは　⇒コンピューターで，ファイルなどに記録されているデータの作成日時のことで、この日時に該当するデータが存在していたことを証明するもので、これまでの「受領印」のようなもの　

(3)検索要件の緩和
　・検索要件が「取引日時・取引金額・取引先」の３項目のみに緩和されました。

(4)電子取引データは電子データ保存の義務化
　これまでは、紙の帳票だけではなく、電子データで受けたものであっても印刷して紙での保存が容認されていたが、改正後は『電子データで受領した書類の印刷保存は不可』となり、電子データは電子で保存しなければならなくなりました。

3 電子データ保存の義務化について

改正前までは、電子取引データは税務署への申請時には不要で書面での保存が容認されていましたが、改正後は手書きの帳簿や書類は対象にならず、これらをスキャナーで電子データ化しても認められません。したがって最初から電子データ化しておく必要があります。

ただし、システムの整備が間に合わないなどのやむをえない理由がある場合は、２年間の猶予期間が設けられています。

電子データ保存の義務の要点は以下の通りです。

①自社で作成する国税関係帳簿書類は、会計システムなどシステムで作成・保存の必要がある。
②取引先等から紙で受け取る領収書、レシート、見積書、契約書、納品書、請求書書類はスキャナーでのデータ化が必要
　帳簿類、決算書類は電子データでなければならない。
③自社及び取引先で電子データで授受する書類は、電子取引として、電子データで保存しなければならない。

また、電子データは次の要件を満たしていることが条件となります。

①ディスプレイやプリンターで出力できること
②日付、金額、取引先の３つで検索できること
③タイムスタンプが必要なデータは、２か月以内のタイプスタンプを付与　
データを訂正または削除した際に履歴（ログ）が残る』システムを利用している場合は、タイムスタンプが不要

(4)電子データ保存の義務化のメリット、デメリット

＜メリット＞
・帳簿などの保管スペースが不要
・書類を探す手間が省け業務の効率が上がる
・コピー用紙やインク代などの消耗品費を削減できる

＜デメリット＞
・会計システム導入などの費用が嵩む
・システム運用のための担当事務員に一定のスキルを要する

などが上げられます。

◆帳簿、帳票類の電子データが簡単に作成・保存ができるソフトウエアー

今回の改正で、帳簿、帳票類の作成は、電子データによる保存が必須ですが、まちの小売店など電子データの作成、保存に不慣れな方がたくさんおられます。
このような方々に向けて、帳簿、帳票類の電子データが簡単に作成・保存ができるソフトウエアーを紹介します。

「㈱株式会社マネーフォワード」が開発した「Money Forward]です。

このソフトは、

見積書・納品書・請求書などの帳簿・帳票類をテンプレートで簡単に作成、保存できるもので、インボイス制度とともに電子帳簿保存法への対応に必要な機能がすべて搭載されたクラウド型帳簿・帳票作成ソフトです。

下記リンクからご確認ください。

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４ まとめ　

電子帳簿保存法が改正され、約１年が経過しようとしていますが、これまでの制度の中で緩和された項目についてはいいとしても、電子取引データの保存義務については、取引に関わるあらゆる書類がすべて電子データによるやり取りと保存が義務付けられました。
書類の整理の手間が大幅に減ったとしても、新たに電子データ作成・保存のための会計ソフトなどの導入とそれを扱うための事務担当者のスキルが求められることになり、これらができない場合は最悪青色申告が取り消される恐れもあり、特に小規模事業者にとっては費用と人材の育成・確保が大きな課題としてクローズアップされています。